Gennaio e Febbraio: i mesi del riordino. Casa tua è un cimitero di carte, bollette e scontrini? Lo sai che un archivio ben fatto è quello che permette di trovare un documento in meno di 2 minuti? Tu ci metti un’intera giornata?

Vuol dire che è arrivato il momento di fare un po’ di ordine; organizzare i tuoi documenti e archiviarli in modo corretto è fondamentale per conservarli al meglio e ritrovarli non appena ti servirà.

Di cosa hai bisogno?

Innanzitutto di uno spazio! Scegli uno spazio di casa da trasformare nel tuo archivio personale: una stanza, un armadio o una credenza, delle scatole da mettere in garage; ciò che conta è che tu scelga bene, perché da oggi in poi quello sarà il luogo dove conserverai tutti i tuoi documenti.

Trovato? Bene, adesso i ferri del mestiere:

1) 6 raccoglitori ad anelli

2) Perforatore per fogli A4

3) Buste trasparenti coi buchi formato A4 e per scontrini

4) Cartelline di carta o plastica

5) Una vaschetta portadocumenti per le scadenze

6) Un pennarello nero indelebile punta media e due o tre penne colorate.

Come organizzare l’archivio?

Scelto lo spazio e preso il materiale si può iniziare. Per prima cosa prendi le carte e i documenti sparsi per casa e mettili tutti su un tavolo. Un bel mucchio vero? 

Passa in rassegna carta per carta e dividile in 6 mucchietti corrispondenti alle diverse categorie dei tuoi documenti; io ho scelto di dividerle in questo modo: personale, casa, mezzi di trasporto, lavoro, banca, salute. Ora prendi i raccoglitori e il pennarello nero e associa ad ogni raccoglitore una categoria, scrivendone il nome sul dorso. Ma aspetta: non è ancora il momento di riempirli.

Metti i raccoglitori da parte e concentrati sui tuoi nuovi mucchietti. Quello che devi fare ora è suddividerli uno ad uno in ordine cronologico (dal documento più vecchio al più recente) e, dove serve, in sottocategorie. 
Un esempio: io ho diviso i documenti della categoria “mezzi di trasporto” in “macchina”, “scooter” e “abbonamenti treno”.
E un consiglio: suddividi i documenti della casa secondo le diverse utenze (gas, energia elettrica, telefono, etc.)  in modo da tenere divise le bollette per riuscire a ritrovarle facilmente se dovesse servire.

Ci siamo, è arrivato il momento fatidico! Ora che sono ordinati, i tuoi documenti possono finalmente essere archiviati. 
Dove non ci sono sottocategorie puoi forare direttamente i fogli e inserirli nel raccoglitore; dove la situazione è più complessa, invece, utilizza le buste trasparenti (etichettandole) o le cartelline. Insomma, divertiti!

E dopo?

Innanzitutto ricordati di aggiornare il tuo archivio con lo stesso criterio e la stessa precisione; solo così eviterai altre giornatacce come quella che ti è servita per crearlo.

Un punto importante da tenere a mente è che ogni documento ha un tempo di conservazione previsto per legge. Ogni anno ti sarà possibile eliminare alcuni documenti, ma solo dopo che saranno scaduti i relativi termini di prescrizione. Ti allego un link in cui potrai trovare i tempi previsti per la maggior parte dei documenti: https://quifinanza.it/info-utili/per-quanto-tempo-vanno-conservati-i-documenti-la-guida/129638/.

Infine, una parola per  le scadenze: come tenerle sotto controllo e archiviarle al momento giusto? Con la vaschetta portadocumenti! Metti nel cassetto più in alto le scadenze da pagare, lasciando le più urgenti in cima. Usa invece il cassetto inferiore per quelle già pagate; quando è pieno, archiviale.

Come? Beh, col tuo metodo collaudato!!!